Yhteenveto: Uudella toimintamallilla uutta strategiaa käytäntöön
Ylen Teknologia & kehitys -yksikön, yli 200 hengen teknologia & kehitysyksikön, johtamis- ja toimintamallin päivittäminen alkaen kesästä 2020. Flowan Antti Kirjavainen oli mukana tässä työssä Ylen Ketterän kiihdyttämön valmentajana. Kokonaisuus oli osa Ylen uuden strategian toimeenpanoa.
Tavoitteena oli suunnata voimavaroja vanhan ylläpitämisestä uuden kehittämiseen, ketteröittää toimintaa ja viedä strategiaa toimintaan nopeammin.
Haaste: Painotus vanhan ylläpitoon, ohjauksen jäykkyys
Ylen Teknologia & kehitys -yksikkö oli valmistanut Yleisradion internet- ja webbiaikakaudelle ja mahdollistanut henkilökohtaisen digitaalisen asiakaskokemuksen.
Samaan aikaan kuitenkin moni järjestelmä alkoi olla elinkaarensa päässä. Samoin broadcast-media-ajan teknologialle oli jatkuvasti yhä vähemmän tarvetta. Oli myös selvää, että Yleisradiolla olisi tulevaisuudessa vähemmän resursseja, jolla kehittää uutta ja ylläpitää vanhaa. Tämä yhtälö vaati yksikön johtamis- ja toimintamallin kehittämistä niin, että tekemisen painopisteitä pystyttäisiin siirtämään vanhan ylläpidosta uuteen ja innovointiin.
Samalla identifioitiin, että nykyiset toiminta- ja johtamismallit keskittyivät enemmän työsuoritteiden kuin lopputulemien ja haluttujen vaikutusten johtamiseen. Tarvittiin uudistusta, jossa saataisiin strategia ja käytännön työ keskustelemaan keskenään. Jotta työtä ohjattaisiin jatkossa ennemmin tavoitteiden kuin suoritusten kautta. Jotta saataisiin aikaan enemmän vaikutuksia pienemmällä kapasiteetilla.
Kontribuutiomme: Valmentajana mukana
Flowan Antti Kirjavainen oli mukana tässä työssä Ylen Ketterän kiihdyttämön valmentajana yhteistyössä Ketterän kiihdyttämön johtajan Mirette Kankaan kanssa.
Antti ja Ketterä kiihdyttämö oli mukana tässä työssä alusta asti ammentamalla oppeja maailmalta ja kirjallisuudesta uudenlaisista toimintamalleista ja soveltamalla niitä Teknologia & kehitys -yksikön toimintaympäristöön. Mukana työssä olivat yksikön johtaja Janne Yli-Äyhö, teknologialiiketoiminnan kehityksen päällikkö Sanna Tornivaara ja myöhemmin myös T&K:n menetelmäkehitystiimi.
Ohjausmallissa sovellettiin OKR-tavoitteita tapana keskustella strategiasta ja viedä sitä käytäntöön. Ohjausmallissa myös luotiin käytäntöjä ja foorumeita, joissa säännöllisiä keskusteluja strategiasta, tavoitteenasetannasta ja strategian viemisestä käytäntöön keskusteltiin ja sovittiin käytännön toimista.
Työn aikana Ketterä kiihdyttämö koulutti ja valmensi T&K:n johtajia ja tiimejä portfoliosuunnittelussa ja OKR-mallin hyödyntämisessä tavoitteenasetannassa. Se myös fasilitoivat T&K:n työpajoja ja ohjausmallin Tuloskarttapäiviä sekä niihin kuuluvia yhteisiä retrospektiivejä.
Lopputulos: Liikkuvaa hevosta on helpompi ohjastaa
Ohjausmallin kehittäminen perustui Ylen Teknologia ja kehitys -yksikön johtajan Janne Yli-Äyhön sanoittamaan "liikkuvaa hevosta on helpompi ohjastaa" -periaatteeseen. Liikkeelle lähdettiin rohkeasti piloteilla ja oppia kerättiin jatkuvasti matkan varrella. Ja oppien perusteella tehtiin suunnanmuutoksia ja säätöjä tarvittaessa matkan varrella.
Ohjausmallin pilotoinnin aikana havaittiin myös tarve muuttaa yksikön rakennetta vastaamaan paremmin erilaisia sisäisille ja ulkoisille asiakkaille tuotettavia palveluita. Ketterän kiihdyttämön valmentajat olivat mukana tässä työssä tarjoamalla esimerkkejä asiakaslähtöisistä organisoitumisen malleista ja fasilitoimassa työstöä uuden organisoitumisen tavan hahmottamisessa.
Vuoden pilotoinnin jälkeen T&K:n uusi toimintamalli vietiin tuotantoon. Se ei ollut enää kokeilu, vaan osa yksikön arkea. Mallin kehittäminen ei jäänyt siihen, vaan yksikön eri tiimeissä jatkettiin OKR-tavoitteenasetannan kehittämistä ja toiminnan ketteröittämistä. Samaan aikaan mallia kehitettiin koko yksikön tasolla. Tästä tuloksena on mm. se, että OKR-kausia vähennettiin neljästä kolmeen. Ja yhteistä aikaa alettiin käyttää enemmän yhdessä suunnitteluun ja koordinointiin, kuin asetettujen tavoitteiden jakamiseen ja raportointiin.